Quando um programa de compliance é criado, é necessário que alguns elementos estejam envolvidos. Por isso, nossa CEO Carolina Gazoni separou os 7 elementos que a Sociedade de Conformidade e Ética Corporativa (SCCE, sigla em inglês) denomina como essenciais. Confira:
1. Regras e procedimentos
Significa ter a existência de um código de ética simples e objetivo. Ele deve ser feito para a organização e de acordo com os seus princípios. Além disso, precisa ser lido e compreendido por todos. Outra questão importante é ter políticas e procedimentos estruturais e essenciais para a atividade da organização.
2. Supervisão/fiscalização
Deve ser realizada pelo mais alto nível da organização, como o conselho de administração. O compliance officer deve ter autonomia apropriada ao comando da implantação do programa, inclusive para a comunicação independente, protegida e imparcial. Organizações também costumam estruturar um Comitê de Supervisão e Acompanhamento (comitê de ética, por exemplo).
3. Educação e treinamento
Pilar da disseminação da cultura em que programas efetivos definem as metodologias de treinamento, bem como a forma de assegurar sua adequada aplicação e disseminação.
4. Auditoria e monitoramento
Avaliam os processos e instrumentos utilizados no programa. As auditorias são independentes e objetivas. O monitoramento costuma ser realizado internamente, pelo compliance officer ou pelo responsável do departamento, e são avaliações percebidas ou subjetivas.
5. Autoridade e verificação de denúncias
Engloba a instituição de um sistema de denúncia/relato, interno ou externo, anônimo. Sua função é de permitir a comunicação por parte dos integrantes dos eventos contrários às regras e leis.
6. Exigência de cumprimento e disciplina
A exigência de cumprimento do programa deve ser consistente, demandando:
- O apoio e suporte da administração e do conselho ou alta gestão
- O entendimento por parte das pessoas às quais se dirige
- Uma posição firme da empresa de aplicação das regras constituídas.
Os integrantes da organização devem estar cientes das consequências pelo não cumprimento. Há necessidade, portanto, da definição de sanções pelo comportamento não conforme. Além disso, é necessário que eventuais incentivos devem estar alinhados com as sanções previamente estabelecidas.
7. Resposta, prevenção e melhoria contínua
O programa efetivo assegura que a resposta às denúncias e problemas encontrados na organização seja rápida e em tempo para a solução mais eficiente. A ação corretiva deve ser abrangente, ou seja, abarcar não somente o problema pontual, mas ir de encontro à causa dele.
Para que o programa de compliance tenha eficiência, é necessário que todos estes elementos trabalhem em conjunto e possam ser incorporados à cultura da organização.
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Até o próximo artigo!