A avaliação interna é de suma importância em um programa de compliance. Isso porque ela consegue detectar fraudes, evitar danos, corrigir falhas e outros benefícios. Entretanto, dúvidas sobre o modo de como deve ser feita podem surgir no momento em que é preciso realizar uma. Pensando nisso, estou aqui para esclarecer.
Iniciando a avaliação interna
1. Entrevistas com colaboradores
Os colaboradores têm riqueza de conhecimentos, podem oferecer uma quantidade muito grande de informações e muitas vezes gostam de participar do processo de melhoria da organização.
Pergunte:
- sobre riscos;
- sobre as atividades diárias;
- sobre a eficiência dos processos, dos procedimentos e a solidez de cada um
se as políticas e os procedimentos são seguidos; - se acredita que a organização utiliza o código de conduta dela;
- se tem alguma preocupação sobre questões éticas ou práticas relacionadas com o compliance (em caso positivo, peça para explicar);
- se teve qualquer hesitação em levantar questões ou problemas para o chefe ou para o departamento de compliance.
2. Questionários
Periodicamente, envie questionários à equipe para um feedback ou conduza grupos de estudo específicos. Se atente para que eles possam abarcar o maior número possível de departamentos e funcionários.
3. Avaliação de registros
De forma regular ou aleatória, faça uma avaliação de:
- Documentos finais: faturas e declarações financeiras;
- Documentos de apoio: faturas, planilhas, notas, pareceres jurídicos, análises financeiras, cronogramas, orçamentos e despesas.
A coleta desses dados e a possibilidade constante de rastreamento são fundamentais para o processo de revisão. Eles fornecem análise de tendências e permitem uma forma de avaliar a evolução/melhoria.
Outras técnicas que podem ser utilizadas:
- Visitas in loco (na estação do trabalho ou na unidade de negócios local);
- Revisão de documentos preparados por diferentes departamentos da organização;
- Estudos de tendência que indiquem potenciais desvios em determinados departamentos;
- Revisão das denúncias arquivadas.
Quem deve fazer avaliação interna?
É importante identificar o responsável pela coordenação do acompanhamento e pela realização da auditoria interna. É uma responsabilidade do auditor, responsabilidade do departamento de compliance, ou talvez uma combinação dos dois?
Além disso, a nomenclatura para essas atividades pode ter uma definição diferente de “auditoria e monitoramento”. É importante que as definições estejam em sincronia em toda a organização e que o programa de compliance englobe as ações realizadas de forma geral pela organização.
Auditores normalmente precisam de experiência e de conhecimento na área que estão observando. A formação de grupos específicos internos, como times de compliance, que incluam diversos especialistas no assunto em pauta ou que possam monitorar questões específicas ou avaliar potenciais áreas problemáticas é também recomendável.
Características de uma avaliação interna
Assim como todos os instrumentos do programa de compliance, o plano de auditoria e monitoramento deve ser dinâmico e revisado periodicamente pela alta gestão/administração para que possa determinar se as prioridades identificadas ainda são as prioridades da organização.
Todas as questões que envolvam relação com o governo, com agências reguladoras, ou associações da indústria devem ser levadas em conta nos processos de auditoria ou monitoramento.
Todos os processos de realização da auditoria e das atividades de monitoramento devem ser documentados para demonstrar a preocupação geral com o programa e/ou os riscos potenciais de compliance. As ações realizadas, as observações, os resultados, os planos de ação e resolução dos problemas devem ser regularmente comunicados à alta gestão da empresa, conforme apropriado. Além disso, todas as ações consideradas suspeitas ou ilegais devem ser apresentadas no relatório juntamente com um plano de ação corretiva.
Até o próximo artigo!