O código de conduta serve para auxiliar o funcionário sobre qual comportamento é esperado dele ao ser incorporado na empresa. Mas nem sempre é eficiente. Muitas vezes por ter uma linguagem mais elaborada, a mensagem pode não ser tão clara a todos.  

Por isso, também se faz necessário outras políticas e procedimentos para evitar atitudes desvirtuadas. Política seria um documento que reflete princípios, padrões ou regras, e que atua como guia de conduta para a empresa e funcionários enquanto procedimento seria o processo seguido para cumprir uma política.

Avaliação de riscos

O primeiro passo é realizar uma avaliação de riscos para identificar as áreas da organização que carecem de mais atenção. Depois, faça um  inventário de políticas e procedimentos que já existem e que estão em vigor. Neste momento, é importante fazer algumas perguntas:

• Existe alguma que pode ser alterada?
• As políticas estão de acordo com as leis?
• Está dizendo quem deve seguir?
• Há algo que pode ser melhor esclarecido?

O responsável por novas políticas pode ser a liderança ou especialistas na unidade comercial/filial. Isso permite que elas sejam adaptadas para as leis locais com mais facilidade.

Para evitar políticas que não façam parte da cultura desejada, é recomendável que as envie para revisão de uma equipe central ou comitê antes de uma aprovação final, mesmo quando elaboradas em uma abordagem descentralizada.

Conteúdo

Para esboçar o conteúdo da política, é necessário conhecer a cultura da organização de modo a garantir que o tom seja consistente e coerente com aquele em que a empresa se comunica. Termos legais e absolutos, como “obrigatório”, por exemplo, devem ser evitados.

É importante definir o público-alvo para entender o enfoque da implementação e qualquer desafio que possa existir. Se questione:

• A política é aplicável a todos os funcionários ou apenas uma subdivisão será afetada?
• Será necessária uma confirmação ou treinamento que acompanhe a entrega da nova política?
• A entrega será feita digitalmente ou de forma impressa?
• Existe um sistema ou procedimento pensado para monitorar o cumprimento da nova política?
• Quais são as consequências do não cumprimento da política?

Divulgação e manutenção

Neste momento é importante fazer o plano de comunicação que deve incluir o objetivo, os meios para comunicar a mensagem para os funcionários, público, mensagens-chave para líderes, supervisores e pessoas responsáveis pela comunicação, definição das pessoas responsáveis por criar e entregar as mensagens, além de um cronograma para a comunicação planejada e/ou treinamento.

É válido ressaltar que é importante estabelecer um processo contínuo de manutenção das políticas da empresa para identificar as situações que apontam a necessidade de adicionar, modificar ou remover a política.

Acontecimentos como novas leis, mudanças na legislação, necessidades regulatórias, mudanças na estratégia dos negócios, ou uma fusão ou aquisição podem resultar na necessidade de adicionar ou revisar a política. Avaliação de risco, auditorias e revisões periódicas do conteúdo da política ajudam a identificar possíveis adições ou alterações.

Entretanto, quando uma revisão de política é necessária, essa revisão e a razão pela qual a alteração foi feita devem ser documentadas como parte do histórico de implantação da política.

Desta forma, com código de conduta, políticas e procedimentos em sintonia, é possível que a cultura da empresa seja os funcionários respeitarem os valores que a organização acredita e entregar excelentes resultados no que se propõe.

Até o próximo artigo!