Os responsáveis pelo programa de compliance devem prestar contas tanto do sucesso quanto das falhas. Sendo assim, a organização deve assegurar recursos suficientes para implantação do programa e o conselho, ou a diretoria, deve ter uma visão global de sua efetividade e eficiência.
Para que a supervisão/fiscalização e prestação de contas funcionem é necessário que exista uma pessoa responsável pelas atividades de compliance e que esta receba poderes pela gestão para a devida implantação do programa.
Esse profissional deve:
- ter autoridade para acessar documentos importantes para o programa
- ter apoio e suporte de qualquer membro que esteja acima do Compliance Officer (CO), como CEO, CFO, presidente ou conselho.
Normalmente, uma empresa que se preocupa com a implantação exige a contratação de um profissional responsável, CO. Além disso, o conselho deve estar alinhado com as funções que este profissional irá desempenhar (que vão variar de acordo com o tamanho da empresa) assim como realizar a entrevista para a contratação. Entretanto, o indicado é separar o departamento do compliance com o jurídico e financeiro para que as revisões legais ou financeiras sejam revisadas de forma independente.
São consideradas responsabilidades do CO:
- Desenhar, implementar, fiscalizar e monitorar o programa de ética e compliance;
- Providenciar os relatórios de análise do programa de forma regular ao conselho/diretoria, ao comitê de ética e CEO;
- Desenvolver, coordenar e participar dos treinamentos e programas educacionais multidisciplinares;
- Servir como fonte de informação para funcionários, direção, contratados e conselho
- Investigar e agir de forma independente nas matérias relacionadas ao compliance.
Como a profissão de compliance e ética é uma atividade relativamente nova, a maioria dos profissionais que atuam na área não terá experiência profunda na execução dessas atividades. Contudo, o que se deve esperar é que esse profissional (normalmente, o CO) entenda com profundidade a natureza do negócio ou da indústria, e seja capaz de questionar relatórios financeiros e o sistema de prestação de contas, bem como reconhecer as normas legais ou infralegais aplicáveis, e as sanções que podem ser impostas pelo seu descumprimento, além de ter competência (escrita e verbal) para uma comunicação clara e objetiva, bem como presença e segurança em sua postura.
Além do CO, também é necessário um Comitê de Ética Multidisciplinar (composto por membros de diferentes departamentos) para a supervisão e fiscalização. Quem fizer parte do Comitê deve respeitar e cumprir as normas impostas pelo programa de compliance, e atuar como verdadeiros multiplicadores dos conceitos do programa para seus departamentos e para toda a organização.
Como funciona essa questão na sua empresa?
Até o próximo artigo!