É essencial que uma organização desenvolva formas de verificar a adequação e funcionalidade do programa de compliance e ética, tanto pela Alta Gestão ou Conselho como por intermédio de pessoas que possuam poderes específicos e a incumbência de cuidar do programa de compliance de forma independente e autônoma.
Os responsáveis pelo programa de compliance devem prestar contas tanto do sucesso quanto das falhas do programa. E a organização deve assegurar recursos suficientes para a implantação do programa e o órgão de comando de cada organização o Conselho ou Diretoria – deve ter uma visão global da efetividade e eficiência do programa.
As regras internacionais e nacionais que estipulam os requisitos de efetividade do programa preveem a designação de uma pessoa que esteja a cargo para as atividades de compliance, sendo requisito fundamental que o responsável pelo programa receba “poderes” de gestão e implantação das medidas necessárias à sua efetividade.
O responsável pelo programa de compliance deve ter autoridade para acessar qualquer tipo de documento que seja relevante para as atividades de ética e compliance, tais como:
•Relatórios financeiros e documentos base
•Contratos com fornecedores e representantes
•Quaisquer documentos relacionados à prestação de contas
Quando falamos sobre autoridade adequada devemos entender o total apoio e suporte por parte de qualquer membro que esteja acima do Compliance – como, por exemplo, CEO, Presidente ou o Conselho de Administração. A separação do departamento de compliance do departamento jurídico ou financeiro assegura que as revisões legais ou financeiras sejam feitas de forma objetiva e independente.
É importante mencionar também que os responsáveis pela condução e liderança de programas de compliance e ética nas organizações representam, de certa forma, o interesse público e seus serviços devem sempre ser avaliados segundo o mais alto nível de profissionalismo, integridade e competência.
Estar atento a efetividade do programa de compliance da sua empresa é essencial para que o conceito de ética e integridade dentro de suas organizações seja fortalecido.
Até o próximo artigo!