Como conduzir investigações internas e qual a sua importância no Programa de Compliance?

As investigações internas em um programa de compliance têm o enfoque de verificar se, de fato, ocorreu conduta ilegal ou contra as políticas internas da organização. 

Essas ações são empreendidas a fim de identificar os envolvidos, aplicar as punições necessárias e cabíveis e, claro, adotar medidas de remediação para evitar que o problema aconteça novamente.

O canal de denúncias é um grande protagonista deste processo, contribuindo para a tomada de ciência de irregularidades, mas outras fontes possíveis de notificações são:

• As entrevistas de desligamento;
• Auditorias para fusão ou aquisição;
• Dificuldades no setor financeiro de fazer o fechamento da contabilidade, podendo indicar que há algo errado.

Entenda melhor no artigo de hoje como as investigações internas devem ser realizadas!

Como conduzir investigações internas?

As investigações internas são um processo delicado, e devem passar pelas seguintes etapas:

• Definição de um canal de denúncias independente: o canal de denúncias e os responsáveis pela investigação não podem ter conflitos de interesses com a questão a ser avaliada. Isso é essencial para a imparcialidade no processo.
• Delimitação do escopo de investigação: o escopo define tudo o que será investigado e as variáveis envolvidas no processo. Ele pode ser atualizado, conforme a auditoria avança e surgem novas necessidades com as descobertas feitas.
• Preservação de documentos: a empresa precisa ter uma política cuidadosa de preservação de documentos. Caso decida reportar às autoridades, as entidades podem suspender o acesso a algumas informações e registros. Isso é importante para realizar fitas de backup que ajudam a identificar os responsáveis e o que ocorreu no processo.
• Revisão de documentos: como o volume de dados é muito grande, a revisão é feita em palavras-chave e critérios de busca, que devem ser delimitados cuidadosamente, a partir dos conteúdos do que está sendo investigado.
• Condução de entrevistas: é um procedimento realizado em partes mais avançadas do processo, quando já há um nível considerável de informação em mãos. Você pode entrevistar pessoas envolvidas, mas também colaboradores que trabalham com os suspeitos da infração, o que pode ajudar a obter informações valiosas. É mais apropriado fazer a entrevista com apoio de um profissional. Assim, um pode ser testemunha e dar mais atenção ao discurso do investigado, enquanto o outro faz anotações.
• Análise financeira: é um procedimento realizado em caso de necessidade. Ele objetiva verificar se, de fato, houve alguma inconformidade na gestão do dinheiro e deve ter uma execução muito minuciosa.
• Medidas de remediação: após a constatação do ocorrido de forma mais aprofundada, é preciso implementar medidas para evitar que essa irregularidade aconteça novamente.
• Relatório: o relatório documenta tudo o que ocorreu durante o processo, incluindo as alegações iniciais, resumo do processo com sumário, escopo com períodos especificados, metodologia, descrição dos fatos detalhada, medidas de remediação e, caso necessário, análise jurídica.

Qual a importância das investigações internas no programa de compliance?

Mesmo com um programa de compliance muito rigoroso e cuidadoso, irregularidades podem acontecer. A política de integridade delimita medidas para evitar os riscos até onde é possível. 

Porém, as investigações podem vir a ser necessárias, pois há muitas condutas que são imprevisíveis. As investigações são uma ferramenta adicional do programa de compliance, contribuindo para a avaliação profunda da inconformidade e a tomada das medidas cabíveis.

As investigações internas em compliance são indispensáveis para a construção de uma cultura de integridade no negócio. Conduzi-las com qualidade e profissionalismo é essencial, daí a importância de buscar uma boa capacitação para trabalhar na área. 

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Até o próximo artigo!