Organizações podem abordar de diferentes formas o desenvolvimento e gerenciamento de políticas. Essa abordagem pode ser feita de forma centralizada, com um líder, num processo claro e consistente para que as pessoas entendam seus papéis e responsabilidades; ou pode ser realizada de uma forma descentralizada.
Em uma abordagem centralizada, o desenvolvimento da política geralmente começa na sede da empresa com a equipe de ética e compliance ou com um comitê multifuncional. A equipe central ou comitê identifica a necessidade da política e prepara um esboço que pode ser revisado por pessoas de determinadas unidades da organização. Essas unidades podem dar feedbacks. A equipe central ou comitê tem autoridade para fazer a aprovação final.Essa abordagem tem a vantagem de evitar políticas duplicadas ou conflitantes, e garante que os valores e a cultura da empresa sejam representados como um todo.
Já em uma abordagem descentralizada, o desenvolvimento da política acontece na unidade comercial ou filial. Especialistas locais identificam as necessidades para uma política local e esboçam o procedimento. Isso permite que a política seja adaptada para as leis locais com mais facilidade. Essa abordagem em um âmbito local geralmente permite que as unidades de negócio comprem a ideia da nova regra e compartilhem com os funcionários sem resistência. A desvantagem é a tendência de serem criadas políticas além das necessárias e, sem uma supervisão apropriada, estas não possuírem o conteúdo cultural desejado ou até mesmo entrarem em conflito com outras políticas. Por isso, a melhor prática é o envio das políticas para revisão de uma equipe central ou comitê antes de uma aprovação final, mesmo quando elaboradas em uma abordagem descentralizada
Em qualquer uma das duas abordagens, deve haver um líder no processo. A liderança pode ser do departamento de ética e compliance, do departamento jurídico ou de um comitê multifuncional (cross-functional committee). O líder é responsável por garantir que existe um processo estabelecido e que este seja seguido com consistência. O processo deve incluir os seguintes passos:
-Estabelecimento dos critérios de política – determinaram que deve se tornar política versus procedimentos ou outras formas de direcionamento para funcionários.
– Identificação do especialista pela análise dos pontos-chave (subject matter expert) ou do proprietário do conteúdo.
– Definir o processo que desenrolará o desenvolvimento, revisão e aprovação.
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