Políticas de ética e compliance são as ferramentas que estruturam todo programa de ética e compliance. É necessário muito cuidado, consideração e critério para desenvolvê-las e implementá-las.
Conteúdo
Para esboçar o conteúdo da política, é necessário conhecer a cultura da organização de modo a garantir que o tom seja consistente e coerente com aquele em que a empresa se comunica. Outras considerações relevantes são:
- Definição da audiência e uso de linguagem clara e concisa (apropriada para a leitura);
- Termos legais e absolutos, como “obrigatório”, devem ser evitados;
- Exemplos ilustrativos facilitam a absorção do conteúdo;
- Gráficos ou tabelas organizam o conteúdo e facilitam a leitura e localização de detalhes importantes;
- Processos detalhados devem ser evitados;
- Documentos devem ser sólidos e concisos, curtos e objetivos (anexos devem ser evitados).
Políticas geralmente incluem os seguintes elementos:
1. Título — Um título curto e descritivo que seja significativo para o colaborador, ou seja, que permita a imediata identificação pelo título.
2. Escopo — Descrição de para quem a política se aplica.
- Para todos os colaboradores ou para um subsistema, departamento?
- É uma política geral da empresa ou se aplica apenas a alguma unidade de negócio?
3. Líder — Especificação de quem é o responsável pelo conteúdo da política e por sua administração.
4. Quem aprova — Especificação da pessoa ou grupo que aprovou a política: por exemplo, o chefe do jurídico ou o conselho.
5. Data efetiva — Data em que a política se torna efetiva.
6. Propósito — Um breve relato que explique o objetivo da política. O que a empresa deseja alcançar com essa política? Por exemplo, para a política de propriedade intelectual pode ser: “Essa política tem como finalidade ajudar colaboradores a resguardar as propriedades intelectuais do Grupo ABC e seus subsidiários”.
7. Declaração política — A política deve estabelecer a posição da empresa e o padrão de comportamento que espera de seus integrantes. Também deve incluir uma declaração das consequências do não cumprimento.
8. Definições — Explicação do significado de termos específicos usados na política.
9. Referências — Inclusão de referências escritas ou links para outros documentos relacionados ou procedimentos.
10. Alterações — Inclusão da data e propósito de qualquer revisão. Uma vez que a política é esboçada, ela deve ser enviada às unidades de negócio e outras partes interessadas para contribuições. Uma vez de acordo, deve ser submetida para aprovação do conselho, alta gestão ou comitê responsável pela validação (conforme estrutura de compliance definida).
Implantação
Algumas considerações devem ser feitas antes de se implementar uma política ou procedimento. É importante definir o público-alvo para entender o enfoque da implementação e qualquer desafio que possa existir.
Nessa fase, algumas situações importantes devem ser questionadas, como:
- A política é aplicável a todos os funcionários ou apenas uma subdivisão será afetada?
- A entrega será feita digitalmente ou de forma impressa?
- Qual idioma os destinatários da política falam e qual é a melhor maneira de eles receberem comunicados?
- Será necessária uma confirmação ou treinamento que acompanhe a entrega da nova política?
- Existe um sistema ou procedimento pensado para monitorar o cumprimento da nova política?
- Quais são as consequências do não cumprimento da política?
Esses questionamentos ajudarão a definir um plano de implementação e comunicação. O plano de comunicação, por sua vez, deve incluir:
- O objetivo da comunicação;
- Os vários meios utilizados para comunicar a mensagem para os funcionários: e-mail, intranet, newsletter etc;
- Os diferentes grupos de audiência e idiomas necessários;
- Mensagens-chave para líderes, supervisores e pessoas responsáveis pela comunicação;
- Definição das pessoas responsáveis por criar e entregar as mensagens;
- Um cronograma para a comunicação planejada e/ou treinamento.
Ainda, em uma multinacional, é essencial traduzir a política. O plano de comunicação deve ser adaptado para cada região onde a empresa atua, e os treinamentos devem ser realizados no idioma local.
Como em qualquer tradução, é necessário que um expert local faça a revisão para garantir a qualidade da tradução antes da distribuição da política.
Aqui, alguns pontos a serem levados em consideração ao traduzir um texto:
- Evitar gerúndio;
- Atenção com traduções ao pé da letra, exemplo: Team: time/equipe, Distributive: distribua/compartilhe, Assure: assegurar/ garantir;
- Definir quais os termos que ficam em inglês;
- Atentar para a consistência nos termos e traduções;
- Tradutores on-line podem ajudar, mas também erram, é preciso checar frase por frase;
- Revisão é importante porque quem edita o texto muitas vezes não vê os próprios erros. Revisão também dá consistência ao texto, ainda mais quando existem fontes diferentes.
Depois de criadas e implantadas, é necessário que aconteça uma manutenção. Proporcionar auditorias internas é uma boa opção caso queira garantir que as políticas façam parte da cultura organizacional.
Até o próximo artigo!