Em nosso último artigo, falamos sobre o perfil ideal do profissional de Compliance e suas principais características. Falamos também sobre a importância da qualificação profissional através da educação continuada, uma etapa muito importante para que o profissional entenda os elementos fundamentais de um programa de Compliance.
Estes elementos são parte inegociável no repertório do profissional que deseja implementar um programa de conformidade eficiente e bem-sucedido em qualquer organização, pois tornam o processo muito mais fácil, rápido e viável do que parece.
Para que você possa assimilar de forma descomplicada e sistematizada, compilamos estes elementos em um método exclusivo da 360°, consistindo em 7 passos. Vamos a eles:
- PASSO 1 – Inputs de Informações Coletivas | No primeiro passo, é imprescindível reunir os responsáveis por cada uma das áreas da organização, para que juntos discutam, compreendam e elejam todas as fragilidades, riscos, pontos fortes e fracos da estrutura organizacional. É importante que nenhuma área ou função seja deixada de fora deste mapeamento.
- PASSO 2 – Colocar no Papel | Com as informações compiladas em mãos, elabore ou atualize o conjunto de princípios, normas e políticas que regem a organização, de forma clara e abrangente, prevendo medidas sobre quaisquer ações internas e externas ligadas à organização.
- PASSO 3 – Multiplicadores de Compliance | Monte uma equipe ou, caso a sua empresa seja pequena, designe um responsável por realizar o monitoramento das normas estabelecidas. Essa equipe será responsável pelo Compliance da organização.
- PASSO 4 – Efeito Exponencial | Diante do conteúdo elaborado, invista de forma robusta em treinamentos, tanto para a equipe de Compliance quanto para os demais setores da organização, para que todos os colaboradores tenham acesso às informações e estejam de acordo com as novas políticas de conformidade.
- PASSO 5 – O Big Fone | Disponibilize um canal eficiente e sigiloso de comunicação, para que os colaboradores se sintam seguros e à vontade para denunciar contravenções, irregularidades e situações desconfortáveis.
- PASSO 6 – Contágio do Bem | Conscientize sua equipe sobre os benefícios da observância às regras e procedimentos estabelecidos. Conquistar o suporte da alta administração, dos líderes e de todos os colaboradores será um fator imprescindível para o sucesso e eficiência do programa.
- PASSO 7 – Revisar e Evoluir | Por fim, recorde com frequência a equipe responsável pelo Compliance sobre a necessidade de observar o andamento do programa e realizar constantes avaliações, a fim de fazer os devidos ajustes, quando necessário.
Não tem segredo, mas se você quer entender como isso funcionaria de forma prática, faça um breve exercício de imaginação:
Imagine uma organização. Nesse ambiente, todos os colaboradores estão cientes das normas existentes, uma vez que foram contemplados desde o início por um programa de boas-vindas abrangente sobre a cultura organizacional.
Nessa empresa, há proliferação de melhores práticas e os colaboradores se sentem, em vez de vigiados, verdadeiramente amparados por uma administração eficaz, podendo seguramente apontar qualquer inconformidade por meio de um canal eficaz de denúncias, por exemplo.
Todos os envolvidos estão debaixo de um mesmo guarda-chuva de direitos e deveres, independente do nível hierárquico. A eficiência das medidas previstas são aplicadas igualmente a todos.
Seria o cenário ideal, correto?
Na prática, é assim que estes elementos funcionam, e é justamente por isso que são tão importantes e essenciais para o bom profissional de Compliance.
A sistematização desses elementos e a sua disseminação entre os membros da organização proporcionam maior transparência em todos os processos, permitindo que os riscos sejam evitados no momento do seu nascimento e mitigados com o menor (ou nenhum) prejuízo para as metas da organização.
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Até o próximo artigo!