Um programa de compliance somente será efetivo se as pessoas que movimentam a máquina organizacional possuem conhecimento sobre as regras. Uma organização é um ser em constante transformação – seja em razão das pessoas que dela participam, seja em razão das constantes alterações das leis e normas que direcionam suas atividades.
Por essa razão, o programa de compliance só pode ser considerado efetivo se todos tiverem conhecimento de suas responsabilidades, e especialmente das consequências pelo descumprimento das regras aplicáveis.
Educação
A educação e a sensibilização de colaboradores para a importância do programa de compliance ocorre, normalmente, por meio de treinamentos que podem ser:
- Gerais: para todos os funcionários, que versem sobre o programa de compliance como um todo
- Específicos: sobre informações especiais para determinado grupo de pessoas, ou que estejam vinculadas a determinadas atividades, ou que estejam dentro da zona de áreas de risco já identificadas.
Normalmente os órgãos avaliadores da efetividade do programa sugerem que os treinamentos sejam realizados periodicamente.
Programas educacionais gerais devem ser realizados para ampliar o conhecimento perante todos os funcionários, bem como enfatizar o comprometimento da organização com a conduta ética e adequada.
Um programa de compliance bem estruturado normalmente possui um plano específico de programa de educação que contenha as necessidades de cada departamento, a periodicidade e prazo para realização, a metodologia, duração de cada treinamento e a estratégia para assegurar a absorção de seu conteúdo pelos participantes.
Aplicação de treinamento
A liderança da organização deve se responsabilizar por introduzir aos participantes a importância e a obrigatoriedade de participação nos treinamentos, inclusive mediante a reorganização de agendas, a fim de demonstrar aos integrantes de sua equipe o comprometimento da organização com o programa de compliance.
O aprendizado de adulto se dá de forma diversa. Alguns aprendem apenas ouvindo, outros pelo registro de imagens, e alguns apenas colocando em prática.
Portanto, o ideal para trazer engajamento e colaboração dos integrantes da organização é a variação dos formatos de treinamentos educacionais por mecanismos diversos de conteúdo, tais como:
- Vídeos
- Textos em murais
- Eventos especiais
- Mesas redondas e debates
- Conversas particulares com líderes ou com o CO.
Muitas vezes, mesas de debates ou conversas privadas também levam ao conhecimento do CO ou o que de fato está acontecendo em determinado departamento.
Conforme mencionado, a obrigatoriedade ou não da realização de treinamentos está relacionada com a avaliação de efetividade do programa de compliance por parte de autoridades regulamentares/sancionadoras.
Nesse sentido, tanto a USSG quanto a regulamentação brasileira exigem a realização periódica de treinamentos (que deve ser comprovada mediante a apresentação, pela organização, de atestados de comparecimento por parte dos funcionários) como um dos requisitos que serão avaliados no momento de avaliação da efetividade de um programa de integridade.
Participação dos colaboradores nos treinamentos
A participação de 100% dos colaboradores em treinamentos educacionais não é uma meta fácil de ser atingida, de forma que o ideal é que o programa de compliance tenha mecanismos para verificar quais são os indivíduos que insistem em não participar, a fim de que possam ser impulsionados ao comparecimento.
O envio de convites especiais que não compareceram à última sessão ou o pedido de intervenção do supervisor direto podem ajudar nessa tarefa.
Algumas organizações, por outro lado, possuem uma postura mais pesada em relação ao comparecimento ou não de seus colaboradores nos treinamentos.
Uma possibilidade é oferecer treinamento gratuito até um prazo específico (dois meses, por exemplo), o qual pode ser realizado em qualquer lugar e tempo, para melhor acomodação na agenda de cada funcionário e, caso não haja o comparecimento até o prazo agendado, será cobrado do departamento uma taxa elevada para a realização que antes era gratuita.
Essa é uma estratégia que pode ser bastante eficiente, especialmente caso o valor cobrado continue a subir até que todos os integrantes do departamento realizem o treinamento obrigatório e haja suporte direto da alta gestão e do departamento financeiro.
Outros incentivos, tais como horário flexível para a realização, comidinhas gostosas no ambiente do treinamento e avaliação da carga horária em conjunto com supervisores, também devem ser considerados a fim de se alcançar o maior número possível de participação.
Os benefícios da educação em ética e compliance devem ser apresentados pela liderança, sendo certo que esta deve ser a primeira a comparecer e a realizar os treinamentos previstos no programa.
Ou seja, se o CEO possui tempo disponível para realizar o treinamento, os demais integrantes tendem a seguir seu exemplo. Afinal, a educação é a melhor forma de prevenção, sendo certo de que vale a pena investir.
Até o próximo artigo!