As denúncias e investigações são a primeira oportunidade para que a organização receba um problema, confira o que aconteceu e o resolva direta e internamente.
Grande parte do programa de compliance é sobre a prevenção, mas a detecção de problemas é seu par inseparável. Assim, a investigação é um elemento do programa de compliance necessário para prevenir que a organização seja exposta em razão de conduta ilegal ou antiética.
O propósito da investigação interna é a coleta de dados para auxiliar o tomador de decisão a aplicar a medida disciplinar correta em razão de alegações comprovadas de determinada conduta de desvio interno, antiética ou ilegal.
A resposta a processos de investigação pode ser concretizada através de ações corretivas (tais como a criação ou alteração de políticas, a realização de treinamentos, ou ajuste em controles internos), ações remediadoras (quando os sistemas de controle, ao contrário, afetam negativamente a atuação dos colaboradores), ou ações disciplinares (advertência, suspensão, demissão, advertência escrita, etc.).
É necessário instruir o público interno sobre a importância de providenciar a maior quantidade de informação possível, por exemplo:
- Quem está envolvido?
- O que, exatamente, aconteceu?
- Qual foi a ação física realizada?
- Quando aconteceu?
- Onde ocorreu?
- Por que você acredita que isto é uma questão que precisa ser avaliada?
- Por que você acredita que isto está acontecendo?
Um erro muito comum que algumas organizações cometem é partir diretamente para a investigação, sem antes avaliar realmente se o processo como um todo é necessário ou aplicável. Entretanto, é recomendável uma avaliação preliminar, para identificar se trata de uma questão que precisa realmente ser revista e se outras questões precisarão ser consideradas, tais como por exemplo, a utilização ou não do privilégio de confidencialidade.
Fatores relacionados ao denunciado e à natureza das alegações devem ser pesados para saber se existe informação suficiente que confirme a preocupação de violação de uma regra ou lei. É necessário sempre avaliar também os direitos e interesses dos colaboradores, sendo melhor gastar recursos em uma investigação que não resulte em nada do que deixar de conduzir uma que seja necessária.
Além disso, é necessário que os responsáveis pela condução da investigação possuam algumas competências especiais:
•Inexistência de conflito de interesses;
•Entendimento dos propósitos do negócio e os problemas potenciais que podem surgir, bem como sobre a área objeto da investigação.
•Conhecimento das regras de conduta e políticas da organização;
•Habilidade para a condução de entrevistas, verbais e não verbais, incluindo a habilidade de perguntar coisas difíceis;
•Experiência, treinamento e credenciais;
•Habilidade para ser imparcial ou neutro diante determinada descoberta;
•Flexibilidade e bom julgamento.
Neste primeiro momento da investigação é importante analisar o fato da forma mais neutra e imparcial possível, por exemplo: Uma pessoa (denunciado) fez ou deixou de fazer algo, e este algo (ação ou omissão) foi impróprio (desvio de conduta) porque violou a regra (Lei, regras de conduta, regulamentação).
Após isto, o investigador poderá definir qual ação é necessária e iniciar a elaboração de um plano de investigação da alegação. Pode acontecer de a alegação ser séria, porém a organização não possuir informações ou elementos suficientes para ir adiante (denúncia vazia). Neste caso, o investigador deve encerrar e arquivar o caso.
O plano de investigação é necessário para a condução profissional, abrangente, objetiva e justa da investigação.
Até o próximo artigo!