Para que seu programa de compliance obtenha eficiência e efetividade, é preciso criar estratégias de incentivo aos colaboradores.
A cultura de compliance é promovida quando os atores da organização
são julgados e/ou recompensados pelo desempenho positivo
no âmbito do programa.
Essa orientação se refere diretamente a uma tendência dos órgãos reguladores para a avaliação da efetividade.
A grande pergunta em relação aos incentivos é:
Eles funcionam?
Incentivos, de fato, auxiliam a evitar desvios de conduta ou estimulam as pessoas a agirem da forma correta e ética?
O entendimento comum de estudiosos sobre o tema indica que a
mudança de hábito requer a mudança de reconhecimento e premiação.
As pessoas de uma organização tendem a agir para serem
reconhecidas.
A ideia aqui é que sistemas de promoção, compensação e avaliação
incluam características como integridade, ética e cumprimento.
Ou seja, se uma organização comunica que o que importa
em um sistema de avaliação é a lucratividade a curto ou médio
prazo, a qualquer custo, indica ao colaborador que toda ação é válida para atingir tal meta (inclusive comportamentos antiéticos
ou ilegais).
No oposto, uma organização que indica que fazer a coisa certa é sua prioridade, e isso é o que se espera, reafirma seu comprometimento para a cultura de compliance.
Na realidade, esse é um ponto bastante intuitivo. As pessoas
tendem a fazer aquilo pelo que receberão uma recompensa, sendo
certo que os colaboradores tendem a verificar quem foi promovido
e quem foi dispensado, e por quê.
Assim, o uso de incentivos é uma ferramenta bastante eficaz para a efetividade.
Existem algumas formas de incluir incentivos no âmbito de
programas de compliance, como veremos a seguir.
Avaliação de pessoal
Refere-se à inclusão do desempenho adequado e conforme dos
colaboradores nas avaliações individuais e planos de carreira da
organização.
A inclusão do comportamento ético e conforme nos
formulários de avaliação, ou o expresso retorno verbal sobre esse
ponto em específico, por meio de uma reunião de avaliação.
Esse tipo de avaliação, entretanto, não pode ser utilizado para mensurar
uma única virtude, ou sentido pessoal/individual de valores.
Na realidade, está relacionado com a liderança do colaborador em promover o código de conduta da organização e as práticas éticas de negócios.
Alguns pontos que podem ser objetivamente avaliados:
- O colaborador usa o código de conduta e estimula seus colegas a fazerem o mesmo?
- Ativamente realiza ações para promover as orientações do programa e do código de conduta?
- Participa dos treinamentos e estimula os seus subordinados a realizá-los e a saber quais são as regras aplicáveis às suas atividades?
- Está preparado para questionar condutas estranhas ou propostas a condutas estranhas?
A inclusão desses pontos de avaliação em forma de simples perguntas fará com que o supervisor realize uma avaliação objetiva, e servirá para lembrar a todos que a cultura de cumprimento é um ponto importante para a organização.
Por outro lado, é válido lembrar que apenas responder a um questionário com um simples sim/não pode tornar o processo superficial.
Nesse sentido, solicitar que o supervisor apresente algum exemplo que comprove a conduta adequada pode ser também uma estratégia eficiente.
De toda forma, alguns cuidados são necessários.
Ao adotar essa política, as organizações devem ter ciência de que nem sempre as avaliações serão conduzidas pelos supervisores na forma ideal ou desejada.
Para a grande maioria dos supervisores, realizar a avaliação individual de colaboradores é uma tarefa difícil e complicada.
Portanto, sendo uma política do programa, compete ao CO checar se as avaliações estão sendo realizadas na forma correta para atendimento das metas do programa (monitoramento).
Critério para promoções
Um dos objetivos da avaliação de pessoal é a identificação de
candidatos que possam ser promovidos para posições de maior
autoridade dentro da organização.
Ao mesmo tempo, um dos objetivos do programa de compliance é assegurar que os líderes da organização estejam comprometidos com a manutenção desse programa.
A organização deve evitar promover pessoas que participaram
ou agiram de forma contrária e inconsistente com as diretrizes do programa.
O programa bem estruturado assegura que aqueles em posição superior possuem a característica de fiscalização e supervisão de condutas éticas e conformes.
Essa medida é fundamental em processos de investigação, por exemplo, quando é necessário comprovar a efetividade.
Uma das formas de assegurar tal medida é estabelecer um valor ou meta mínima de atendimento às características desejadas de conformidade que autorize a promoção.
Critério para bonificação
A prevenção de desvios de conduta é essencial para o entendimento
do poder de transformação dos mecanismos de recompensa e incentivos.
Como já ressaltado, as pessoas fazem o necessário para serem reconhecidas e recompensadas.
É lógico admitir que, quanto mais forte e interessante for o incentivo utilizado, maior a probabilidade de atingir o comportamento dos indivíduos.
Se determinada pessoa é premiada por ter feito algo, a maioria das pessoas ficará tentada a fazer o mesmo, e buscará atingir tal meta da forma mais rápida e direta.
Prêmios e recompensas
Valores importantes devem ser constantemente reconhecidos para a promoção de uma cultura organizacional em prol da ética e compliance.
Paralelamente à entrega de valores aos colaboradores por terem executado diligentemente suas atividades (bônus), algumas organizações oferecem outros tipos de prêmios e reconhecimentos específicos, tais como viagens, pequenos presentes ou cartas de reconhecimento.
Líderes na área de compliance e ética são multiplicadores do
programa, e o reconhecimento visível dessa liderança amplia a
efetividade.
Um integrante de uma organização tende a lembrar
que determinado líder recebeu um “troféu” no evento corporativo
da empresa.
Além disso, compliance normalmente envolve atividades de
controle, auditoria, exigência de cumprimento, disciplina.
São atividades nem sempre bem recebidas pelos colaboradores, de
forma que prêmios podem ser um aspecto positivo e benéfico à
implantação do programa.
Reconhecimento e premiação para os integrantes do Departamento de Compliance
Os integrantes do departamento de compliance são, em si mesmos, exemplos da cultura da organização.
As pessoas em geral se espelharão nesses profissionais para avaliar a força e o impacto do programa: como o CO é tratado? Qual seu salário, seus sistemas de bônus, critérios para remuneração e outros sistemas de
reconhecimento?
Os profissionais do departamento de compliance devem ser bem tratados pela organização, que deve comunicar de forma clara (mediante uma remuneração apropriada, por exemplo) a importância desse departamento para as operações da empresa.
As organizações também devem considerar que os serviços desse departamento devem ser atrativos aos demais membros; ou seja, devem ser consideradas posições almejadas.
Uma forma interessante de trabalhar esse conceito é o desenvolvimento
de um plano de carreira específico para aqueles que têm interesse em trabalhar nas áreas de auditoria interna, jurídica, compliance, saúde e segurança, meio ambiente e recursos humanos, mapeando-se potenciais interessados, líderes e multiplicadores.