Como elaborar um programa de Compliance

Para se obter um programa efetivo de compliance e ética, a organização deve promover uma cultura que encoraje a conduta ética e o comprometimento com o cumprimento das regras e leis aplicáveis à empresa.

Os conceitos de ética e compliance normalmente são utilizados conjuntamente para a estruturação de um programa efetivo. Nas organizações, dentro de um programa de compliance, o termo ética é quase reduzido à aplicação de treinamentos e dos aspectos do código de conduta. Nestes, a ética está relacionada ao treinamento do comportamento dos colaboradores da organização de forma preventiva; ou seja, apresenta-se como um valor muitas vezes ligado aos conceitos do “fazer a coisa certa” ou “como você se sentiria se sua ação fosse estampada na primeira página de um jornal?”.

Entretanto, para o verdadeiro suporte à efetividade do programa de compliance, o termo ética deve ser entendido como um princípio orientador da conduta dos indivíduos e abrangente. Em uma organização, a tarefa de se implantar regras e procedimentos é desafiadora e complicada, fazendo com que muitas vezes a organização deixe de prestar atenção no fato de elas serem ou não efetivamente seguidas. Certamente, uma das formas de se fazer valer o conjunto de regras e normas estabelecidas é imputar penas e sanções severas pelo seu descumprimento, assim como dedicar uma quantidade considerável de recursos para exigir o efetivo cumprimento.

No entanto, não seria maravilhoso se todos respeitassem as normas e procedimentos da organização (assim como da sociedade) simplesmente pelo fato de saberem que, pela mera observância dessas regras, a organização seria um lugar mais agradável para se trabalhar, assim como mais eficiente e com um propósito efetivo? É nesse ponto que a ética deve dar suporte ao programa de compliance. O conceito de ética, para esse fim, significa o conjunto de regras reconhecidas e legitimadas que governam determinado grupo de pessoas e suas ações de forma natural; são as normas sociais de comportamento que governam as interações diárias entre indivíduos. Esse conceito não envolve a conduta desejada de líderes, ou regras de comportamento meramente impostas.

Assim, se pelo termo compliance devemos entender a articulação entre o conjunto de normas e regras aplicáveis ao comportamento dos indivíduos (o quê) da organização, a ética é o meio pelo qual a organização (os indivíduos que a compõem) cumpre ou não essas regras (como). Um programa de compliance efetivo requer ambos estes elementos fundamentais: a ética e o cumprimento das regras e procedimentos da organização. Significa dizer que uma organização não conseguirá desenvolver seu programa de compliance efetivo sem antes cuidar dos aspectos comportamentais de sua cultura que possam impactar a habilidade e o desejo de cumprir as regras.

Dizemos, assim, que as empresas que possuem o menor índice de descumprimento de normas e procedimentos são aquelas que criaram um ambiente no qual os indivíduos que a compõem veem o cumprimento de regras como a forma mais produtiva de executar suas atividades. São empresas que criaram um ambiente onde valores como previsibilidade, prestação de contas e transparência são intrínsecos à cultura da organização.

Os elementos basilares, portanto, de um programa de compliance efetivo são “como” e “o que” a cultura organizacional prega como os valores mais elevados da organização.

BENEFÍCIOS DE UM PROGRAMA DE COMPLIANCE

As pessoas responsáveis pela implantação de um programa de compliance normalmente se deparam com a difícil tarefa de provar matematicamente os benefícios de sua instituição, uma vez que estão, geralmente, diante de modelos e padrões repetidos de pensamento e comportamento, tais como: “Qual resultado financeiro terei com a implantação de um programa de compliance? Qual o montante que economizarei com este custo?”.

A realidade é que fomos treinados a atrelar a palavra “negócios” ao “resultado financeiro” em primeiro lugar. A questão relacionada a esse direcionamento mental é somente uma: se devo implantar um programa de compliance e desenvolver um novo sistema dentro de uma organização, isso custa, e custa caro.

Para o profissional responsável pela implantação de um programa efetivo, esse modelo de pensamento será provavelmente um grande desafio durante o processo: como provar os benefícios da implantação de um programa de compliance? O benefício econômico decorre exatamente da implantação de um programa que seja efetivo. É a efetividade do programa, da cultura absorvida e de sua coerência com a atividade desenvolvida pela empresa que trará o resultado. Resultado esse que é financeiro, social e cultural – ou seja, é um resultado sustentável.

Assim, o presente curso possui como estratégia a apresentação e o ensinamento sobre os elementos que compõem a eficiência de um programa. Um programa de compliance deve ser desenvolvido para:

• [  i ]  Comunicar o comprometimento da organização: “realizamos nossas atividades da forma correta”.
• [  ii ]  Prover mecanismos seguros para comunicar o que não está sendo feito da forma correta.
• [  iii ]  Criar um processo eficaz para detecção de desvios no momento de seu “nascimento”.
• [  iv ]  Aumentar a percepção dos indivíduos sobre a importância do fazer correto (base da efetividade).
• [  v ]  Dar ao negócio um sentido.
• [  vi ]  Aumentar a reputação da empresa e de seus integrantes como um todo.

Por meio da implantação de um programa eficiente, a educação, a prevenção, a detecção imediata de problemas, a colaboração e o grau de cumprimento de regras são ampliados na organização – e consequentemente também os resultados econômicos.

O QUE OS PROGRAMAS DE COMPLIANCE DEVEM ABORDAR?

A estrutura de um programa de compliance deve envolver as matérias sensíveis ao desenvolvimento das atividades da empresa, além daquelas que são objeto de atenção regulatória especial, em nível local e internacional. A abrangência de um programa de compliance dependerá do quanto a organização deve e pode demonstrar seu comprometimento com a conduta corporativa ética e correta, da necessidade de identificação da prevenção de condutas criminais e antiéticas, da possibilidade de desenvolvimento de um único centro de informações sobre a regulação aplicável àquela organização, bem como de metodologias que encorajem os empregados a reportar problemas potenciais. Além disso, procedimentos permitirão a pronta investigação de desvios e ilícitos, o início da imediata correção e a consequente redução da exposição da empresa.

Para a implantação de um programa efetivo, alguns passos são elementares:

• [  i ]  Ganhar o comprometimento e envolvimento da alta gestão/direção da empresa, dos administradores e supervisores, de profissionais-chave do negócio, dos colaboradores, dos sócios e acionistas e dos investidores.
• [  ii ] Disponibilidade de recursos (tais como pessoas, recursos financeiros), materiais (educação, comunicação, mídia, código de conduta), capacidade eletrônica ou manual para controle e registro das informações, auditoria e monitoramento.
• [  iii ] Conhecimento das operações em andamento.

Um programa de compliance deve ser conduzido por um responsável que possua autonomia, independência e autoridade para conduzir e encaminhar as ações necessárias à sua implantação. O responsável pela condução, desenvolvimento e implantação do programa, que adiante passaremos a chamar simplesmente de compliance officer, ou “CO”, deve ter poder para proteger os interesses maiores da corporação, bem como para reportar os resultados e relatórios do programa em uma estrutura que assegure a efetividade da ação corretiva/preventiva a ser tomada.

OS ELEMENTOS ESSENCIAIS DE UM PROGRAMA DE COMPLIANCE

No decorrer do presente curso, apresentaremos e discorreremos sobre o que a Society of Corporate Compliance and Ethics(3) denomina de “os Sete Elementos Essenciais de um Programa de Compliance”:

• [  i ]  regras e procedimentos: Significa a existência de (i) código de ética simples e objetivo, feito para a organização e de acordo com seus princípios, devendo ser lido e compreendido por todos excluir e; (ii) políticas e procedimentos estruturais e essenciais para a atividade da organização; conexão entre departamentos, setores e únicos (não repetitivas).
• [  ii ] supervisão/fiscalização: Deve ser realizada pelo mais alto nível da organização, como o conselho de administração. O compliance officer deve ter autonomia apropriada ao comando da implantação do programa, inclusive para a comunicação independente, protegida e imparcial. Organizações também costumam estruturar um Comitê de Supervisão e Acompanhamento (comitê de ética, por exemplo).
• [  iii ] educação e treinamento: Pilar da disseminação da cultura, em que programas efetivos definem as metodologias de treinamento, bem como a forma de assegurar sua adequada aplicação e disseminação.
• [  iv ] auditoria e monitoramento: Avaliam os processos e instrumentos utilizados no programa. As auditorias são independentes e objetivas. O monitoramento costuma ser realizado internamente, pelo CO ou pelo responsável do departamento, e são avaliações percebidas ou subjetivas.
• [  v ] autoridade e verificação de denúncias: Engloba a instituição de um sistema de denúncia/relato, interno ou externo, anônimo, que tenha a função de permitir a comunicação por parte dos integrantes sobre eventos contrários às regras e leis.
• [  vi ]  exigência de cumprimento e disciplina: A exigência de cumprimento do programa deve ser consistente, demandando o apoio e suporte da administração e do conselho ou alta gestão, o entendimento por parte das pessoas às quais se dirige e uma posição firme da empresa de aplicação das regras constituídas. Os integrantes da organização devem estar cientes das consequências pelo não cumprimento. Há necessidade, portanto, da definição de sanções pelo comportamento não conforme, sendo certo que eventuais incentivos devem estar alinhados com as sanções previamente estabelecidas.
• [  vii ]  resposta, prevenção e melhoria contínua: O programa efetivo assegura que a resposta às denúncias e problemas encontrados na organização seja rápida e em tempo para a solução mais eficiente. A ação corretiva deve ser abrangente, ou seja, abarcar não somente o problema pontual, mas ir de encontro à causa dele.

Quais elementos já estão presentes na sua organização?