As organizações encontram-se cada vez mais vinculadas a um ambiente hostil devido à incidência constante de diversas leis e regulamentações distintas, bem como com a ampliação crescente de sua responsabilidade social. Empresas hoje são vistas como atores de transformação social, de forma que as regulamentações seguem essa tendência. No Brasil, atualmente, poluição é um crime corporativo, e a corrupção decorrente de um interesse empresarial será punida administrativa e judicialmente.
Possuir um programa de compliance ajuda a organização a evitar processos judiciais, administrativos ou civis, sendo que a efetividade do programa será sempre, e cada vez mais, avaliada. Um programa de compliance falho, ou seja, que ateste o não cumprimento de regras internas, a aplicação inconsistente de regras de conduta ou que realiza os processos de auditoria, monitoramento, levantamento de riscos e investigação de forma superficial ou ineficiente (para inglês ver) tende a tornar-se um “mapa” do caminho para promotores e investigadores no momento do processo criminal, aplicação da pena ou celebração de termos de ajustes de conduta ou acordos de leniência.
O estímulo do governo a informantes também é cada vez mais uma realidade. Os indivíduos dentro da corporação são recursos essenciais e merecem proteção. O fato de se sentirem ofendidos, ou terem seus direitos desrespeitados, é uma questão problemática e pode simplesmente tornar-se fato para uma ação indenizatória de milhões. Isso pode acontecer, por exemplo, quando uma organização apresenta uma política de não retaliação, mas não assegura a confidencialidade da fonte conforme prometido, quando a demissão é injusta, ou ainda quando as expectativas do colaborador não são atendidas.
Compliance envolve o preparo da organização no resguarde de seus interesses. Trata-se de uma postura preventiva, porém, mais que isso, refere-se ao desejo de criar o melhor e mais eficiente ambiente profissional para se trabalhar e para conduzir negócios. As pessoas devem se sentir seguras de que aquilo que estão recebendo como promessa será cumprido, ou, ao menos, justificado quando não o for. Para tanto, a política de não retaliação deve ser clara e comunicada, transparente e efetiva, especialmente no que se refere aos processos de investigação interna, que exige a proteção absoluta dos investigados.
Além disso, destruir ou esconder evidências de desvios apenas piorará a situação da empresa. A grande maioria das informações são registradas de alguma forma e pode ser coletada com facilidade. Obstrução à Justiça é crime, e não é possível induzir pessoas a dizer aquilo que não ocorreu, tampouco coagir uma testemunha.
O risco sempre pode ser reduzido quando a cultura da empresa está permeada pela diligência. Como vimos no presente curso, algumas questões-chave podem ampliar a conduta conforme da organização: planejamento de auditorias, proteção de produtos/ serviços, monitoramento de e-mails.
Quando uma questão é levantada ou um problema surge, é necessário ser responsável, parar a conduta imediatamente, preservar os documentos e dados eletrônicos, verificar a necessidade de contratação de advogado externo e tomar a ação corretiva adequada e prevista.
Se, por qualquer razão, existe a crença de que um problema está acontecendo na empresa, a ciência sobre determinado erro, uma denúncia, uma notificação do governo ou queixas de consumidores ou clientes, um processo de investigação deve ser instaurado. A investigação proporciona muitos benefícios para a organização: amplia o conhecimento, pode ser instrumento de defesa perante autoridades, identifica as áreas onde estão ocorrendo os problemas e proporciona a correção, documenta a efetividade do programa e mitiga danos colaterais.
A escolha de apresentar, ou não, um crime identificado na organização ao governo, deve passar por uma avaliação detalhada: existe o dever legal de apresentar os fatos? Existe alguma alternativa para a organização? Existem consequências por não apresentar? Existe um dever de devolver valores a terceiros ou ao governo? Como explicar a decisão de se apresentar? Existe a possibilidade de ser considerado foco de promotores e investigadores?
Contudo, a despeito de todas as considerações, a descoberta da informação sempre mostra a efetividade do programa de compliance, o interesse na cooperação com agentes governamentais, a eliminação do medo de denúncias por parte de informantes ou terceiros que podem se beneficiar; evita resultados mais severos e confirma a postura cooperativa e transparente da organização.
Fato é que participar de uma negociação com o governo será sempre mais vantajoso do que receber instruções em uma direção apenas (ditadas, por exemplo, por um acordo de leniência, um termo de ajustamento de conduta ou monitores de agências de governo). Normalmente, os órgãos públicos de controle – promotores ou agentes – consideram, no momento da avaliação da efetividade do programa de compliance para a celebração de acordos ou redução de penalidades, os seguintes fatores:
O programa de compliance é destinado à prevenção de conflitos e exposição. Existem alguns aspectos importantes que devem estar o tempo todo no âmbito de atuação (“radar”) do responsável pelo departamento de compliance: a dispensa do privilégio de confidencialidade decorrente da relação cliente-advogado, o que pode ser apresentado em um relatório voluntário de denúncia, o quão longe poderá ir com o governo e a definição dos conceitos de cooperação.
Até o próximo artigo!