Um código de conduta não pode expressar as normas e compromissos em forma de comando, de maneira negativa ou punitiva.
Expressões como “funcionários nunca devem”, “funcionários são
proibidos de” e “é obrigatório para os funcionários” estabelecem
um tom que tende a retirar a autoridade e a habilidade dos indivíduos
em fazer as melhores escolhas para a organização.
Na realidade, comandos negativos sempre podem ser transformados
em afirmações.
Por exemplo, a declaração “Você nunca deve fazer uso pessoal da máquina de fax” pode ser expressa como “Nós temos uma responsabilidade para com nossos acionistas e colegas de trabalho de usar os recursos da empresa no
melhor interesse de nossa organização”.
Globalmente, esse tom é bem recebido pelos colaboradores e adequado para o documento basilar do programa de compliance.
Da mesma forma, o uso de termos e expressões aplicáveis e
entendidos em apenas uma determinada região requer atenção
especial dos responsáveis pela elaboração do documento.
A lista a seguir oferece algumas alternativas de termos para exemplos
de expressões distintas em diversas culturas:
- Oportunidades Iguais de Emprego (EUA): Práticas de contratação justas/não discriminação;
- Antitruste (EUA): Concorrência leal;
- Antimonopólio (Reino Unido-centro): Concorrência leal;
- Bullying/Mobbing (Reino Unido e Europa): Assédio, tratamento desrespeitoso;
- Antissuborno (Reino Unido) ou FCPA (EUA): Pagamentos indevidos.
Ou seja, a mera tradução do código não possibilita que seus
preceitos sejam efetivamente compreendidos e absorvidos pelos
integrantes de uma organização.
Na medida do possível, os responsáveis pelo programa de compliance necessitam ser proativos e diligentes para assegurar que os princípios estabelecidos sejam observados de forma consistente.
Em geral, um código é mais eficaz quando a linguagem está em
um nível em que todos os funcionários conseguem compreender
sem qualquer conhecimento especializado jurídico ou de ética.
A escrita complexa pode resultar em não compreensão.
Nesse sentido, em algumas ocasiões é necessário produzir versões simplificadas do código para a comunicação eficaz com diferentes níveis
de colaboradores.
Desenhos podem ser também formas interessantes de transmitir mensagens relevantes a determinado público.
A projeção de um código em escala global envolve, ainda, a
preocupação com uma sensibilidade cultural em design gráfico e
é necessária nas seguintes áreas:
Uso da cor
As empresas devem tomar cuidado ao considerar a escolha das cores, pois estas possuem significados diferentes em culturas diferentes.
Ter um código que é predominantemente de cor vermelha, por exemplo, pode induzir os funcionários em parte da Ásia a vincular o documento ao Pequeno Livro Vermelho de Mao Tsé-Tung.
Uso de símbolos
Um código não deve estabelecer regras que dependam exclusivamente de símbolos específicos de determinados países.
Por exemplo, o sinal de dólar ($) não deve ser utilizado exclusivamente para representar moeda.
Ao contrário, o código pode usar os símbolos de vários países em que a empresa opera para representar moeda, como Euros (€) ou Yen (¥).
As empresas também devem ter cuidado com o uso de outros elementos gráficos.
Como exemplo, uma empresa utilizou um sinal de mais (+) como um elemento gráfico em toda a sua brochura e descobriu que esse símbolo foi percebido negativamente como um símbolo cristão (a cruz) no Oriente Médio.
Uso de fotos
É importante garantir que fotos representem o caráter internacional da empresa e que nenhuma descrição de indivíduos será ofensiva em alguma parte do mundo.
Assim, para maior abrangência e eficiência da disseminação
da cultura ética na organização, devemos considerar:
- As diferenças culturais que influenciam as práticas de negócios;
- As variações regionais de estilo e termos, destacando-se exemplos culturalmente relevantes e questões desafiadoras de cada localização específica;
- O fácil entendimento da linguagem por parte dos colaboradores, sem que haja necessidade de conhecimento jurídico ou ético especializado;
- Orientações para os tradutores, assegurando a consistência dos tons utilizados na comunicação;
- A sensibilidade cultural de expressões gráficas, tais como o uso de fotos, cor e símbolos.
A eficácia definitiva do programa de compliance dependerá muito de como o código é disseminado e implementado.
Não importa se o documento é muito bom, ele não terá significado enquanto seus preceitos, valores e mensagens não forem efetivamente compreendidos e absorvidos pelos colaboradores.
É importante ressaltar também que mesmo que a organização adote o uso de e-códigos, ela deve fornecer a todos os colaboradores uma cópia impressa do código.
Na realidade, estudos demonstram que as pessoas em geral tendem a ler documentos on-line, diferentemente do que fariam com documentos impressos.
Normalmente, em vez de ler palavra por palavra, a maioria dos funcionários apenas “examina” (scan) os documentos on-line.
Além disso, é importante que todos os funcionários detenham uma cópia impressa do código para assim usá-lo como referência, de forma que possam acessar o documento facilmente.
Como vimos mais acima, a disseminação da cultura ética e aplicação do código de conduta requer que esse documento seja apresentado juntamente com um treinamento e com a comunicação contínua sobre as iniciativas e atividades, ressaltando assim os valores expressos no documento.